Gweinyddwr System Rheoli Dogfennau
Cyfle Cyfartal
Mae Trafnidiaeth Cymru (TrC) yn gwerthfawrogi amrywiaeth. Mae’n ein gwneud yn gryfach, yn ein helpu i ddeall ein cwsmeriaid yn well, i wneud penderfyniadau deallus a bod yn fwy arloesol. Mae pawb yn wahanol ac mae gan bawb eu safbwynt eu hunain felly rydyn ni’n creu tîm amrywiol sy’n adlewyrchu’r cymunedau rydyn ni’n eu gwasanaethu. Drwy hyn, rydyn ni’n benderfynol o fod yn un o gyflogwyr mwyaf cynhwysol Cymru. Rydyn ni’n creu rhwydwaith trafnidiaeth cynhwysol y gall pawb yng Nghymru fod yn falch ohono.
CyflwyniadCyfle gwych i ymuno â Trafnidiaeth Cymru (TrC) fel Gweinyddwr y System Rheoli Dogfennau i gael rôl allweddol yn y gwaith o ddatblygu; gweithredu a rheoli system rheoli dogfennau TrC gan sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo a’i derbyn mewn ffordd sy’n cael ei rheoli.
Cyfrifoldebau’r swydd
Byddwch yn gyfrifol am weinyddu a chynnal yr amgylchedd data cyffredin, sy’n golygu ei bod yn rhaid i’r unigolyn greu a rheoli hawliau mynediad a braint defnyddwyr, neilltuo llif gwaith; darparu cymorth i ddefnyddwyr a hyfforddiant ac archwiliadau cydymffurfio.
Byddwch yn rheoli dogfennau ar draws y sefydliad drwy weithredu ceisiadau a rheoli trefniadaeth storfa dogfennau ar-lein TrC er mwyn galluogi gweithwyr i gael gafael ar wybodaeth berthnasol yn effeithlon.
Byddwch yn rheoli ansawdd cofnodion a dogfennau drwy wirio eu cywirdeb a chynnal llwybr cofnodi clir i leihau'r risgiau mae TrC yn eu hwynebu.
Byddwch yn helpu i ddatblygu, darparu, monitro ac adolygu polisïau a gweithdrefnau drwy nodi gwelliannau ac ymchwilio i ddulliau arferion gorau er mwyn sicrhau bod TrC yn gwella ei ddarpariaeth rheoli dogfennau yn barhaus.
Am bwy rydyn ni’n chwilioRydyn ni’n chwilio am rywun sydd â phrofiad amlwg o weithio mewn rôl Rheoli Dogfennau a phrofiad amlwg o Bentley, Project Wise, Deliverables Manager ac amgylchedd data cyffredin arall a phrofiad o weinyddu systemau a defnyddio Office 365 a SharePoint.
Bydd angen y canlynol arnoch:
Byddai’r canlynol o fudd hefyd:
Pwy ydyn ni
Trafnidiaeth Cymru (TrC) yw’r cwmni nid-er-elw sy’n mynd ati i gyflawni gweledigaeth Llywodraeth Cymru o ddarparu rhwydwaith trafnidiaeth diogel, integredig, fforddiadwy a hygyrch o safon uchel yng Nghymru. Ein nod yw ‘Cadw Cymru i Symud’ drwy ddarparu gwasanaeth sy'n canolbwyntio ar gwsmeriaid, rhoi cyngor arbenigol a buddsoddi mewn seilwaith.
Buddion
28 diwrnod o wyliau (heb gynnwys gwyliau banc)
Cyfraniad pensiwn o 8%
4 x marw yn y swydd
Buddion hyblyg (gan gynnwys Cynllun Prydlesu Ceir Trydan a Beicio i’r Gwaith)
Sgiliau Cymraeg
Mae’r gallu i siarad Cymraeg yn fanteisiol ond nid yw’n hanfodol ar gyfer y swydd hon.
Document Control System Administrator
Equal Opportunities
At Transport for Wales (TfW) we value diversity. It makes us stronger, helps us understand our customers better, make better decisions and be more innovative. Everyone’s different and has their own perspective so we’re building a diverse team that mirrors the communities we serve. Through this we’re determined to be one of Wales' leading inclusive employers. We’re creating an inclusive transport network that everyone in Wales can be proud of.
Introduction A great opportunity to join Transport for Wales (TfW) as a Document Control System Administrator to have a key role in the development; implementation and management of TfWs document management system ensuring that information is transmitted and received in a controlled manner.
Role responsibilities
You’ll be responsible for the administration and maintenance of the common data environment, which requires the individual to create and manage user access and privilege rights, assign workflows; provide user assistance and training and compliance audits.
You’ll provide document control across the organisation by actioning requests and governing the organisation of TfW’s online document storage to enable employees to efficient access relevant information.
You’ll govern the quality of records and documents by checking accuracy and maintaining a clear audit trial to minimise risk to TfW.
You’ll support the development, delivering, monitoring and review of policies, procedures by identifying improvement and researching methods of best practice to ensure TfW continually improves its document control provision.
Who we’re looking forWe’re looking for someone who has proven experience working within a Document Control role and demonstrable experience of Bentley, Project Wise, Deliverables Manager and other common data environment and experience of systems administration and use of Office 365 and SharePoint.
You’ll need to have:
It would be beneficial if you also had:
Who we are
Transport for Wales (TfW) is the not-for-profit company driving forward the Welsh Government’s vision of a high-quality, safe, integrated, affordable and accessible transport network in Wales. Our mission is to ‘Keep Wales Moving’ by providing customer-focused service, expert advice and infrastructure investment.
Benefits
28 days holiday (excluding bank holidays)
8% pension contribution
4 x death in service
Flexible benefits (including Electric Car Lease Scheme and Cycle to Work)
Welsh Language Skills
The ability to speak Welsh would be a plus but is not essential for this role.